1.      Projekty pism powinny być przed sporządzeniem czystopisu aprobowane przez kierownika komórki organizacyjnej Biblioteki. W sprawach typowych sporządza się od razu czystopis odpowiedzi.

2.      Czystopis powinien ściśle odpowiadać tekstowi projektu pisma.

3.      Czystopisy sporządza się w niezbędnej liczbie egzemplarzy określonej potrzebami danej sprawy, zaś w razie braku takiej wskazówki w dwóch egzemplarzach. W sprawach mniejszej wagi dopuszcza się pozostawienie kserokopii oryginału czystopisu odpowiedzi jako kopii do akt sprawy.

4.      Czystopisy pism i korespondencji zewnętrznej sporządza się na blankiecie z nadrukiem firmowym Biblioteki lub papierze listowym z pieczątką nagłówkową.

5.      Czystopis odpowiedzi powinien zawierać odniesienie do pisma wpływu: tj. powołanie się na datę pisma wszczynającego sprawę, znak sprawy nadany przez nadawcę oraz własny znak sprawy i datę jego sporządzenia. W przypadku gotowych formularzy pisma należy wypełnić odpowiednio rubryki: „ wasze pismo z dnia ….”, „wasz znak”, „nasz znak” i „data”. Na papierze listowym bez rubryk należy umieścić te informacje w linii pod danymi adresata a przed zasadniczą treścią pisma.

6.      W lewym dolnym rogu czystopisu umieszcza swoje inicjały osoba, która go sporządziła. Podpis ten oznacza odpowiedzialność za zgodność treści z faktami oraz jej poprawność.

7.      Podpisujący składa swój podpis na oryginale i kopii pisma w obrębie pieczątki określającej stanowisko służbowe oraz imię i nazwisko. Podpisujący pismo w zastępstwie umieszcza dodatkowo przed stanowiskiem służbowym znak " wz " - w zastępstwie. W przypadku gdy pracownik posiada upoważnienie do podpisywania pewnego rodzaju dokumentów przed swoją pieczątką z podpisem stawia znak " z up. " - z upoważnienia. Gdy pismo podpisuje pełniący obowiązki aprobującego, stawia przed stanowiskiem aprobującego znak " p.o." - pełniący obowiązki.

8.      Podpis oznacza akceptację treści tekstu.

9.      Podpisana kopia odpowiedzi przekazywana jest osobie merytorycznie odpowiedzialnej w celu włączenia jej do akt sprawy w odpowiedniej teczce aktowej. Pisma dotyczące tej samej sprawy należy połączyć (wpiąć obok siebie) i dokonać adnotacji w spisie spraw o załatwieniu sprawy.

---