1.     Celem niniejszej instrukcji jest ustalenie zasad i norm postępowania zapewniających sprawne wykonywanie czynności kancelaryjnych oraz prawidłowy obieg dokumentów w Pedagogicznej Bibliotece Wojewódzkiej w Gdańsku (zwanej dalej Biblioteką).

2.     Przedmiotem instrukcji są typowe i powtarzające się czynności kancelaryjne oraz tryb postępowania z aktami jawnymi i poufnymi w toku bieżącej pracy od chwili wpływu lub powstania wewnątrz Biblioteki do momentu przekazania ich do archiwum zakładowego lub na makulaturę.

3.     Instrukcja określa organizację i metody pracy kancelaryjnej oraz sposób postępowania z aktami w komórkach organizacyjnych Biblioteki.

4.     Tryb postępowania z aktami niejawnymi /stanowiącymi tajemnicę państwową i służbową regulują odrębne przepisy.

5.     Użyte w niniejszej instrukcji pojęcia oznaczają:

-         akta sprawy - każde pismo, notatka lub pismo odręczne, wypełniony formularz, plan, fotokopia, rysunek, itp., zawierający dane, które mogą być istotne przy rozpatrywaniu poszczególnych spraw;

-         aprobata - zgoda na treść i sposób załatwienia sprawy wyrażona w formie podpisu pod projektem załatwienia z podaniem daty;

-         archiwista - pracownik Biblioteki odpowiedzialny za archiwum;

-         dekretacja - adnotacja umieszczona na wpływie (pisma lub przesyłki) przez kompetentnego pracownika (np. Dyrektora lub kierownika działu) kierującego wpływ do załatwienia przez daną komórkę organizacyjną. Dekretacja może także zawierać wskazówki lub polecenia dotyczące sposobu załatwienia sprawy;

-         dokument - akt mający znaczenie dowodu stwierdzającego prawdziwość określonych w nim danych lub zdarzeń (np. plan, uchwała, zarządzenie);

-         dokumentacja - wszelkiego rodzaju akta, w szczególności księgi i dzienniki biurowe, korespondencja i dokumentacja finansowa, techniczna oraz statystyczna powstająca w toku działalności Biblioteki, niezależnie od techniki ich wykonania (druki, formularze, kartoteki oraz informacje utrwalone na nośnikach magnetycznych: dyskietki FD, CD - ROM, dyski optyczne, itp.);

-         komórka organizacyjna - każda odrębna komórka przewidziana w schemacie organizacyjnym Biblioteki ( np.: wydział, dział, sekcja);

-         kopia - dodatkowy egzemplarz, sporządzony jednocześnie z oryginałem lub kserokopia - odpis - nowy egzemplarz pisma, wykazu albo innego dokumentu, sporządzony wg wzorca (oryginału). Odpis powinien zawierać wszystkie elementy podane we wzorcu i być potwierdzony za zgodność z oryginałem przez danego pracownika

wg układu: za zgodność:

imię i nazwisko

stanowisko służbowe (pieczątka imienna i podpis);

-         przesyłka - każdy oddzielny list, paczka, nośnik magnetyczny, itp.;

-         punkt zatrzymania - każde stanowisko pracy, przez które przechodzą akta sprawy w trakcie wykonywania czynności związanych z jej załatwieniem;

-         referent - pracownik, który załatwia merytorycznie sprawę (za referenta należy uważać każdego pracownika merytorycznego bez względu na stanowisko służbowe, np. kierowników, specjalistów, inspektorów lub referentów);

-         sekretariat - stanowisko służbowe zajmujące się obsługą Dyrektora Biblioteki oraz czynnościami kancelaryjnymi

-         spis spraw - formularz służący do chronologicznego rejestrowania spraw wpływających do komórek organizacyjnych Biblioteki lub powstających w nich, prowadzony oddzielnie dla każdej grupy spraw przewidzianych wykazem akt;

-         teczka aktowa - skoroszyt, segregator, itp. służące do przechowywania jednorodnych lub tematycznie pokrewnych akt spraw ostatecznie załatwionych objętych tą samą grupą spraw w wykazie akt;

-         wpływ - każda przesyłka lub pismo skierowane do Biblioteki;

-         wykaz akt - rzeczowa klasyfikacja akt powstających w toku działalności Biblioteki, oznaczona w poszczególnych pozycjach symbolem, hasłem i kategorią archiwalną;

-         załącznik - każda luźna kartka papieru, zawierająca treść odnoszącą się do pisma;

-         znak akt - zespół symboli oznaczających komórkę organizacyjną oraz odpowiednie hasło klasyfikacyjne rzeczowego wykazu akt;

-         znak sprawy - zespół symboli oznaczających komórkę organizacyjną załatwiającą daną sprawę, odpowiednie hasło klasyfikacyjne z wykazu akt, kolejny numer sprawy ze spisu spraw, łamany przez dwie ostatnie cyfry daty rocznej.

---