1.      W przypadku całkowitej likwidacji komórki organizacyjnej powstała w toku jej działania dokumentacja winna zostać zabezpieczona, a następnie przekazana do archiwum zakładowego. Likwidacja komórki organizacyjnej nie może być uznana za zakończoną do chwili przekazania dokumentacji do archiwum.

2.      W razie przyjęcia części lub całej komórki organizacyjnej przez inną komórkę należy jej przekazać (na podstawie spisu zdawczo ‑ odbiorczego) akta spraw nie zakończonych. Kopię tego spisu należy przekazać do archiwum zakładowego.

3.      W przypadku rozwiązania stosunku pracy z kierownikiem komórki organizacyjnej pracownik odpowiedzialny za archiwum potwierdza w karcie obiegowej wykonanie przez kierownika obowiązków w zakresie przekazywania dokumentacji do archiwum zakładowego oraz w zakresie zwrotu wypożyczonej dokumentacji z archiwum.

4.      W przypadku rozwiązania stosunku pracy z osobą odpowiedzialną za archiwum następuje protokolarne przekazanie archiwum zakładowego przy udziale:

−        przejmującego obowiązki archiwisty,

−        przekazującego,

−        Dyrektora Biblioteki lub jego zastępcy.

5.      W przypadku rozwiązania stosunku pracy z pracownikiem każdej komórki organizacyjnej obowiązki w zakresie przejmowania akt spoczywają na kierowniku tej komórki.

6.      W przypadku likwidacji Biblioteki materiały archiwalne kat. „A” przekazuje się do właściwego archiwum państwowego. Materiały niearchiwalne kat. „ B „ przejmuje jednostka wyznaczona w akcie likwidacyjnym. O miejscu przechowywania dokumentacji należy powiadomić właściwy sąd gospodarczy oraz urząd skarbowy zgodnie z art.76 ustawy o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r. (Dz.U. Nr 121, poz. 591 z późn. zm.). Dokumentację niearchiwalną należy przekazać w stanie uporządkowanym. W przypadku akt personalnych, do teczek zawierających akta osobowe należy dołączyć kartoteki zarobkowe oraz wypełnione druki RP-7. Dla akt personalnych należy sporządzić ewidencję w postaci skorowidzów alfabetycznych, a dla pozostałej dokumentacji ewidencję stanowią spisy zdawczo-odbiorcze akt.Wymienioną ewidencję sporządza się w 3 egzemplarzach, z czego 2 należy przekazać razem z dokumentacją, ostatni natomiast trzeba złożyć wraz z informacją o miejscu przechowywania akt organowi sądowemu wykreślającemu zlikwidowaną jednostkę z rejestru.

---