1.Akta spraw ostatecznie załatwionych przechowuje się w teczkach spraw w kolejności chronologicznej lub według nadanej numeracji w prowadzonym dla tej teczki spisie spraw (zob. wzór - załącznik nr 1). W spisie spraw prowadzonym osobno dla każdej teczki aktowej wpisuje się każdą nową sprawę, nadając jej kolejny numer.
2.Teczki spraw ostatecznie załatwionych prowadzi się w układzie wynikającym z rzeczowego wykazu akt Biblioteki.
3.Teczki akt spraw ostatecznie załatwionych na zewnętrznej stronie powinny być zaopatrzone w następujące informacje: na środku u góry ‑ pełna nazwa Biblioteki i właściwej komórki organizacyjnej, w lewym górnym rogu ‑znak akt, tzn. symbol literowy komórki organizacyjnej i cyfrowy symbol klasyfikacyjny wg rzeczowego wykazu akt, w prawym górnym rogu ‑ kategorię archiwalną z dodaniem przy kategorii B cyfr arabskich oznaczających okres przechowywania (np. B – 5), na środku teczki – tytuł akt, czyli hasło klasyfikacyjne z wykazu akt wraz z uzupełnieniem dokładnie określającym zawartość teczki, pod tytułem ‑ daty skrajne / w przypadku kilku roczników - rok rozpoczęcia pierwszej sprawy oraz zakończenia ostatniej lub dany rok kalendarzowy przy aktach tylko z jednego rocznika (zob. wzór - załącznik nr 3), dokumenty finansowe – ich obwoluta powinna zawierać dodatkowo informacje o numerze początkowym i końcowym dokumentów oraz szczegółowe daty skrajne (dzienne lub miesięczne) W przypadku wyjęcia akt z teczki, należy w ich miejsce włożyć kartę zastępczą. Powinna ona zawierać znak sprawy, jej przedmiot, nazwę komórki organizacyjnej i nazwisko pracownika wypożyczającego akta lub nazwę i adres jednostki, do której akta wysłano, a także termin zwrotu.
4.Akta spraw ostatecznie załatwionych pozostają zwykle w komórkach organizacyjnych przez okres dwóch lat, licząc od pierwszego stycznia roku następnego po zakończeniu sprawy. Po upływie tego terminu akta należy przekazać do archiwum zakładowego. Ze względów praktycznych możliwe jest pozostawienie akt w komórce przez dłuższy okres lub wcześniejsze przekazanie do archiwum (dotyczy to akt o małej przydatności bieżącej, a dużej objętości).
