1.Po upływie okresu przechowywania akt w komórkach organizacyjnych należy je przekazać kompletnymi rocznikami do archiwum zakładowego.
2.Do archiwum zakładowego mogą być przyjęte tylko akta należycie uporządkowane. W każdym przypadku przekazywanie akt do archiwum zakładowego powinno być poprzedzone w danej komórce organizacyjnej przeglądem akt.
3.Przez uporządkowanie akt rozumie się:
−wyłączenie z teczek akt dubletów, brudnopisów odpowiedzi, notatek, itp. materiałów potrzebnych w trakcie załatwiania sprawy, a niepotrzebnych po jej ostatecznym załatwieniu,
−ułożenie spraw w każdej teczce według liczb porządkowych spraw, w obrębie spraw ułożenie pism chronologicznie,
−ułożenie teczek, ksiąg i rejestrów według haseł klasyfikacyjnych rzeczowego wykazu akt,
−broszurując teczki, należy zwrócić uwagę, aby ich grubość nie przekroczyła 5 cm (ok.500 arkuszy). Jeśli zachodzi taka konieczność, należy teczkę podzielić na kilka tomów, odpowiednio je oznaczając.
4.Poszczególne komórki organizacyjne przekazują akta do archiwum zakładowego w zasadzie w pierwszym kwartale każdego roku kalendarzowego. W przypadku akt, które są nadal wykorzystywane w pracy biurowej, możliwe jest ustalenie innego terminu ich przekazania. Decyzję o dłuższym pozostawieniu akt w komórce podejmuje jej kierownik.
5.Podstawą przyjęcia akt przez archiwum zakładowe jest spis zdawczo ‑ odbiorczy, sporządzany w trzech egzemplarzach dla kategorii niearchiwalnych i w czterech dla kat. archiwalnych. Jeden egzemplarz sporządzonego spisu pozostaje w komórce przekazującej akta, pozostałe przeznaczone są dla archiwum zakładowego. Podpisy na spisach składają: pracownik przekazujący dokumentację oraz odpowiedzialny za archiwum - przejmujący akta. Akta powinny być przekazywane kompletnymi rocznikami. Te, które nadal są niezbędne do bieżącej pracy mogą być pozostawione w komórce organizacyjnej na zasadzie wypożyczenia, tzn. umieszczenia odpowiedniej adnotacji w spisie zdawczo-odbiorczym. Wzór spisu zdawczo-odbiorczego stanowi załącznik nr 1 do instrukcji archiwalnej.
6.Terminy przejmowania dokumentacji przez archiwum zakładowe ustala pracownik archiwum zakładowego w porozumieniu z kierownikami poszczególnych komórek organizacyjnych
7.W przypadku nienależytego przygotowania akt do przekazania, pracownik archiwum zakładowego ma obowiązek odmówienia ich przyjęcia.
8.Szczegółowe zasady przygotowania materiałów, sporządzania spisów oraz przekazywania akt do archiwum zakładowego, a także zasady korzystania z jego zasobów reguluje instrukcja archiwalna.
