Używamy cookies i podobnych technologii w celach: świadczenia usług, reklamy, statystyk. Korzystanie z witryny bez zmiany ustawień Twojej przeglądarki oznacza, że ciasteczka będą umieszczane w Twoim urządzeniu elektronicznym. Pamiętaj, że zawsze możesz zmienić te ustawienia. Szczegóły znajdziesz w Polityce Prywatności.

Pedagogiczna Biblioteka Wojewódzka
im. Gdańskiej Macierzy Szkolnej w Gdańsku
 
Wyszukaj w serwisie
 
 
 
 

 
Strona główna

 

Pedagogiczna Biblioteka Wojewódzka
im. Gdańskiej Macierzy Szkolnej w Gdańsku

Menu podmiotowe







Rozdział XIV: Przekazywanie dokumentacji do archiwum zakładowego


Informację udostępniono: 05.02.2009 15:08
Ostatnia aktualizacja: 05.02.2009 15:08


Rozdział XIV

PRZEKAZYWANIE INFORMACJI
DO ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO

   

1.      Po upływie okresu przechowywania akt w komórkach organizacyjnych należy je przekazać kompletnymi rocznikami do archiwum zakładowego.
2.      Do archiwum zakładowego mogą być przyjęte tylko akta należycie uporządkowane. W każdym przypadku przekazywanie akt do archiwum zakładowego powinno być poprzedzone w danej komórce organizacyjnej przeglądem akt.
3.      Przez uporządkowanie akt rozumie się:
        wyłączenie z teczek akt dubletów, brudnopisów odpowiedzi, notatek, itp. materiałów potrzebnych w trakcie załatwiania sprawy, a niepotrzebnych po jej ostatecznym załatwieniu,
        ułożenie spraw w każdej teczce według liczb porządkowych spraw, w obrębie spraw ułożenie pism chronologicznie,
        ułożenie teczek, ksiąg i rejestrów według haseł klasyfikacyjnych rzeczowego wykazu akt,
        broszurując teczki, należy zwrócić uwagę, aby ich grubość nie przekroczyła 5 cm (ok.500 arkuszy). Jeśli zachodzi taka konieczność, należy teczkę podzielić na kilka tomów, odpowiednio je oznaczając.
4.      Poszczególne komórki organizacyjne przekazują akta do archiwum zakładowego w zasadzie w pierwszym kwartale każdego roku kalendarzowego. W przypadku akt, które są nadal wykorzystywane w pracy biurowej, możliwe jest ustalenie innego terminu ich przekazania. Decyzję o dłuższym pozostawieniu akt w komórce podejmuje jej kierownik.
5.      Podstawą przyjęcia akt przez archiwum zakładowe jest spis zdawczo ‑ odbiorczy, sporządzany w trzech egzemplarzach dla kategorii niearchiwalnych i w czterech dla kat. archiwalnych. Jeden egzemplarz sporządzonego spisu pozostaje w komórce przekazującej akta, pozostałe przeznaczone są dla archiwum zakładowego. Podpisy na spisach składają: pracownik przekazujący dokumentację oraz odpowiedzialny za archiwum - przejmujący akta.
Akta powinny być przekazywane kompletnymi rocznikami. Te, które nadal są niezbędne do bieżącej pracy mogą być pozostawione w komórce organizacyjnej na zasadzie wypożyczenia, tzn. umieszczenia odpowiedniej adnotacji w spisie zdawczo-odbiorczym.
Wzór spisu zdawczo-odbiorczego stanowi załącznik nr 1 do instrukcji archiwalnej.
6.      Terminy przejmowania dokumentacji przez archiwum zakładowe ustala pracownik archiwum zakładowego w porozumieniu z kierownikami poszczególnych komórek organizacyjnych
7.      W przypadku nienależytego przygotowania akt do przekazania, pracownik archiwum zakładowego ma obowiązek odmówienia ich przyjęcia.
8.      Szczegółowe zasady przygotowania materiałów, sporządzania spisów oraz przekazywania akt do archiwum zakładowego, a także zasady korzystania z jego zasobów reguluje instrukcja archiwalna.

 

Rozdział I: Postanowienia wstępne

Rozdział II: System kancelaryjny

Rozdział III: Podział akt na kategorie archiwalne

Rozdział IV: Przyjmowanie i rejestracja korespondencji

Rozdział V: Ogólne zasady obiegu akt

Rozdział VI: Przyjmowanie wpływów

Rozdział VII: Otwieranie i sprawdzanie wpływów

Rozdział VIII: Rozdzielanie i doręczanie wpływów

Rozdział IX: Zasady, formy i tryb pisemnego załatwiania spraw

Rozdział X: Sporządzanie czystopisów i podpisywanie pism

Rozdział XI: Wysyłanie pism

Rozdział XII: Postępowania z aktami poufnymi

Rozdział XIII: Przechowywanie akt

 

Rozdział XV: Przechowywanie i ochrona danych osobowych

Rozdział XVI: Obieg informacji w bibliotece

Rozdział XVII: Kontrola pracy biurowej

Rozdział XVIII: Postępowanie z dokumentacją w przypadku reorganizacji lub likwidacji komórki organizacyjnej oraz w przypadku zmian wynikających ze stosunku pracy

Rozdział XIX: Nadzór nad czynnościami kancelaryjnymi

Rozdział XX: Informacje końcowe

Załączniki

 











Wprowadził(a):
Elżbieta Gogolin

Zatwierdził(a):
Elżbieta Gogolin