1.     Pocztę odbiera Sekretariat w urzędzie pocztowym lub bezpośrednio od doręczyciela.
Do obowiązków Sekretariatu należy:

−        sprawdzanie konsygnacji / wykazu / odbieranych listów poleconych, adresów listów zwykłych oraz adresów pomocniczych i przekazów na paczki i wpływy wartościowe,

−        sprawdzanie, czy przesyłki pocztowe, szczególnie polecone i wartościowe nie są uszkodzone. W razie stwierdzenia uszkodzenia - żądanie od pracowników urzędu pocztowego spisania protokołów bądź sporządzenia adnotacji o uszkodzeniu przesyłki (protokół ten wraz z kopertą przesyłki przechowuje się w Sekretariacie),

−        sprawdzanie prawidłowości adresu oraz stanu opakowania przy przyjmowaniu poczty. Otrzymanie przesyłki uszkodzonej należy odnotować na kopercie lub opakowaniu oraz na potwierdzeniu odbioru.

2.     Sekretariat przyjmuje, stempluje pieczątką wpływu i rejestruje pisma przychodzące w podręcznym rejestrze (lub komputerowej ewidencji wpływów i pism wychodzących).
Rejestracja korespondencji w rejestrze ma na celu potwierdzenie wpływu i skierowanie pism do właściwego działu w celu załatwienia. Rejestracji pism wpływających dokonuje się tylko jeden raz, niezwłocznie po ich otrzymaniu.

3.     Nie podlegają rejestracji:

−        wydawnictwa legislacyjne (Dziennik Ustaw, Monitor Polski, dzienniki urzędowe),

−        gazety, czasopisma, książki, biuletyny informacyjne,

−        zaproszenia, komunikaty, życzenia, itp.,

−        oferty szkoleń, zakupów, prospekty, katalogi, druki reklamowe,

−        wpływy mylnie skierowane.

4.     Posegregowane wstępnie pisma Sekretariat przedkłada Dyrektorowi Biblioteki celem dekretacji.

5.     Dyrektor przeglądając i dekretując pisma, dokonuje na nich adnotacji o przydzieleniu sprawy odpowiedniej komórce lub osobie, podaje swoje uwagi lub sugestie na temat jej załatwienia. W celu wydania dyspozycji może stosować następujące skróty:

−        „ p.o.” – „proszę omówić” (referent sprawy przed przystąpieniem do jej załatwiania powinien bezpośrednio omówić to z dekretującym),

−        „p.r.” – „proszę referować” (referent sprawy powinien przedstawić dekretującemu sposób załatwienia sprawy),

−        -„m.p „ – „do własnoręcznego podpisu” (dekretujący zastrzega sobie prawo osobistego zatwierdzenie pisma załatwiającego sprawę),

−        „ a.a.” – „ad acta” (sprawę należy odłożyć do akt).

6.     Przyjęte, przejrzane przez Dyrektora i zadekretowane wpływy Sekretariat przekazuje zgodnie z zakresem kompetencji upoważnionych osób lub komórek organizacyjnych.

7.      Dyrektor Biblioteki i kierownicy komórek organizacyjnych mogą bezpośrednio przyjmować pisma składane przez interesantów osobiście, jeżeli tego wymaga pilność lub rodzaj sprawy. Korespondencja taka powinna być jednak niezwłocznie ostemplowana i zarejestrowana przez Sekretariat. Formalności tej powinna dopilnować osoba przyjmująca pismo.

---