1.     Sekretariat segreguje otrzymaną pocztę, sprawdzając czy:

−        przesyłka została odebrana zgodnie z podanym adresem ; przesyłki mylnie skierowane należy niezwłocznie odesłać do właściwego adresata lub w razie braku adresu zwrócić do urzędu pocztowego albo osobie doręczającej,

−        opakowanie przesyłki jest w należytym porządku ( uszkodzenie lub zniszczenie opakowania należy odnotować na kopercie, a kopertę załączyć do przesyłki),

−        wyjęta została cała zawartość przesyłki i czy jest ona zgodna z oznaczeniami podanymi na kopercie,

−        pismo zawiera datę, podpis i pieczęć nadawcy,

−        przy piśmie znajdują się podane w nim załączniki wg ilości i rodzaju.

2.     Reklamowanie u nadawcy braku załączników należy do obowiązku osoby załatwiającej merytorycznie sprawę.

3.     Do wpływu załącza się kopertę w następujących przypadkach:

−        na piśmie brak daty, nazwiska nadawcy lub jego adresu,

−        pismo stanowi dokument prawny z ograniczonym terminem (np. reklamację, odwołanie, pozew lub wyrok sądowy itp.),

−        przesyłka zawiera pisma poufne względnie przedmioty wartościowe,

−        gdy występuje niezgodność zapisu na kopercie z zapisem na piśmie w niej umieszczonym.

4.     Jeżeli po otwarciu koperty nie oznaczonej zewnątrz odpowiednią klauzulą okaże się, że zawiera ona przesyłkę poufną, należy przekazać ją osobie upoważnionej do odbioru takich przesyłek w zamkniętej kopercie.

5.     Przekazywanie pism przez Sekretariat poszczególnym komórkom organizacyjnym odbywa się przynajmniej raz dziennie. Referent dostarcza pisma kierownikom działów lub innym upoważnionym osobom. Możliwe jest również odbieranie pism bezpośrednio z sekretariatu. Osoby odbierające powinny potwierdzić tę czynność podpisem w dzienniku korespondencji.

---