1.      W Bibliotece obowiązuje system kancelaryjny mieszany oparty na jednolitym rzeczowym wykazie akt i rejestrze kancelaryjnym.

2.      Jednolity rzeczowy wykaz akt stanowi rzeczową klasyfikację oraz zawiera kwalifikację dokumentacji (wszystkich akt ‑ spraw powstających w toku działalności Biblioteki ze względu na okresy jej przechowywania). Wykaz akt ujmuje w grupy wszystkie sprawy jednorodne lub pokrewne pod względem przedmiotowym, uwzględniając tylko klasyfikację rzeczy, których dotyczą, a nie komórek organizacyjnych, w których powstały.

3.      Celem jednolitego rzeczowego wykazu akt jest:

a)      ułatwienie obiegu akt w trakcie załatwiania sprawy, w czasie ich przechowywania, tak w komórkach organizacyjnych, jak i w archiwum zakładowym;

b)      zapewnienie terminowego brakowania akt kat. B po upływie okresu przechowywania;

4.      Jednolity rzeczowy wykaz akt sporządza się w formie tabeli zawierającej:

a)      symbol klasyfikacyjny hasła (znak akt);

b)      hasło klasyfikacyjne;

c)      symbol kategorii dokumentacji;

d)      uwagi.

5.      Znakowanie akt oparte jest na systemie klasyfikacji dziesiętnej i dzieli akta wytwarzane w toku działalności Biblioteki na 8 klas pierwszego stopnia, oznaczonych symbolami jednocyfrowymi od 0 do 7. W ramach tych klas wprowadza się podział na klasy drugiego stopnia oznaczone symbolami dwucyfrowymi, powstałymi przez dodanie do symbolu klasy pierwszego stopnia jednej z cyfr od 0 do 9 oraz dalszy podział niektórych akt na klasy trzeciego stopnia oznaczone symbolami trzycyfrowymi, a w ramach klas trzeciego stopnia podział na klasy czwartego stopnia oznaczone symbolami czterocyfrowymi.
Klasy końcowe w poszczególnych grupach odpowiadają rzeczowym teczkom aktowym.

6.      Akta jednorodne tematycznie pochodzące z różnych komórek organizacyjnych będą posiadały to samo hasło klasyfikacyjne i symbol liczbowy hasła. Różnić się będą tylko symbolami literowymi, które oznaczają nazwę danej komórki organizacyjnej.

7.      Każda komórka organizacyjna otrzymuje wyciąg z wykazu akt Biblioteki dotyczący realizowanego przez siebie zakresu czynności dla oznaczania teczek spraw.

---