1.Pisma przeznaczone do wysłania przygotowuje Sekretariat Biblioteki.
2.Przed wysłaniem pisma należy sprawdzić czy jest ono prawidłowo oznakowane, czy umieszczono datę oraz dołączono odpowiednie załączniki.
3.Sekretariat prowadzi ewidencję pism wychodzących w dzienniku podawczym korespondencji.
4.Niezależnie od powyższej ewidencji przesyłki polecone rejestruje się w książce pocztowej.
5.Pisma adresowane do tego samego adresata można wysyłać w jednej kopercie.
6.Na kopertach przesyłek oprócz adresu odbiorcy umieszcza się w lewym górnym rogu pieczątkę nagłówkową Biblioteki (o ile nie stosuje się gotowych kopert z nadrukiem) i numer z dziennika podawczego korespondencji.
