1. Kierownik każdej komórki organizacyjnej przegląda dokładnie całą korespondencję i przydziela ją do załatwienia właściwym pracownikom, przy czym może zamieścić na poszczególnych pismach swoje dyspozycje i uwagi oraz wyznaczyć sposób i termin załatwienia sprawy.
2. Sprawę można załatwić w formie ustnej i pisemnej. W każdym przypadku należy stosować formę najbardziej celową i prostą. W wypadku ustnie udzielonej odpowiedzi sporządza sięodrębną notatkę.
3. Sprawę załatwia właściwy pracownik, zwany referentem sprawy. Każdy pracownik obowiązany jest wykonać dokładnie i terminowo powierzoną mu sprawę, zgodnie ze wskazówkami ( pisemnymi lub ustnymi ) swoich przełożonych.
4. Po otrzymaniu pisma referent analizuje jego treść i rozpoznaje typ sprawy. Na podstawie wykazu akt opatruje pismo odpowiednim znakiem sprawy, składającym się z następujących elementów: symbol komórki organizacyjnej, numer hasła z wykazu akt, kolejny numer ze spisu spraw / oddzielone myślnikami /, łamane przez kolejny numer rejestru, łamane przez dwie ostatnie cyfry daty rocznej. Przykładowy znak sprawy może wyglądać następująco: DK-121-11/187/06. Znak ten należy umieścić odręcznie w lewej górnej części pisma ikoniecznie podać go na piśmie stanowiącym późniejszą odpowiedź. Oznakowane pismo wpisuje się do spisu spraw w odpowiedniej teczce aktowej dla tego rodzaju spraw w kolejności chronologicznej / nowy numer dla nowej sprawy /. Jeśli jest to kolejne pismo w sprawie, która już została wpisana do spisu spraw, wpisuje się to pismo powtarzając nadany wcześniej numer sprawy. Nie wolno pism tej samej sprawy znakować różnymi numerami i wpisywać do spisu spraw jako niezależne od siebie.
5. Na każdy rok kalendarzowy zakłada się w zasadzie nowe teczki i nowe spisy spraw (w przypadku niewielkiej ilości akt w teczce dopuszcza się jej prowadzenie w roku następnym).
Sprawy nie załatwione w danym roku prowadzone są do czasu ostatecznego załatwienia pod znakiem nadanym w roku zarejestrowania. Przeniesienie sprawy do spisu spraw następnego roku następuje tylko na podstawie nowego wpływu w tej sprawie, nadesłanego po 1 stycznia. W spisie spraw z poprzedniego roku należy w rubryce „uwagi” sporządzić następujący zapis: „przeniesiono na rok …….., znak….”.
6. Przy pisemnym załatwianiu sprawy stosuje się następujące formy:
− odręczną,
− brulionową.
7. Forma odręczna jest skróconym sposobem załatwiania sprawy i polega na sporządzeniu przez referenta bezpośrednio na otrzymanym piśmie zwięzłej odpowiedzi załatwiającej sprawę lub na sporządzeniu na nim notatki określającej sposób jej załatwienia. Pismo załatwione odręcznie wychodzi na zewnątrz w takiej formie, jaką nadał mu referent (np. na formularzu ). Tryb ten jest dopuszczalny wyłącznie w sprawach prostych i typowych, jeśli referent jest upoważniony do podjęcia decyzji lub udzielenia odpowiedzi. Kompetencje do załatwienia danej sprawy przez referenta powinny jednoznacznie wynikać z jego zakresu czynności służbowych oraz wewnętrznych regulaminów i przepisów Biblioteki.
8. Forma brulionowa polega na sporządzeniu przez referenta pisemnej wersji projektu odpowiedzi załatwiającej sprawę. Projekt powinien zawierać w dolnej lewej jego części podpis referenta oraz datę sporządzenia projektu. Pismo to po zaaprobowaniu treści przez zwierzchnika (kierownika działu lub Dyrektora Biblioteki), przepisaniu w formie czystopisowej i podpisaniu przez osobę upoważnioną, wysyłane jest do adresata. W sprawach typowych możliwe jest przygotowanie przez referenta sprawy od razu wersji czystopisowej odpowiedzi.
9. Pisma wysyłane na zewnątrz jednostki organizacyjnej mogą być pisane na odpowiednich blankietachkorespondencyjnych lub papierze listowym opatrzonym pieczęcią nagłówkową Biblioteki.(zob. wzór – załącznik nr 3).
10. Przy pisemnym załatwianiu sprawy należy przestrzegać następujących zasad:
− każdą sprawę załatwia się oddzielnym pismem, nie łącząc jej z innymi sprawami nie mającymi z nią bezpośredniego związku,
− odpowiedzi należy udzielać z podaniem daty i znaku pisma, którego odpowiedź dotyczy,
− adresy należy pisać pełną nazwą w pierwszym przypadku, bez skrótów,
− pod treścią pisma z lewej strony należy podać ilość załączników,
− w przypadku gdy treść pisma ma być podana do wiadomości różnym adresatom, pod treścią pisma z lewej strony dodaje się formułę:
" do wiadomości " lub " otrzymują ",
− przy sporządzaniu odpisu pisma lub dokumentu należy zachować wszystkie ich elementy ( tekst, treść pieczęci, podpisy ). W zależności od tego czy odpis sporządza się z oryginału, czy też z odpisu, należy u góry zaznaczyć: " Odpis " lub " Odpis z odpisu ", a pod tekstem z lewej strony umieścić klauzulę:
" Stwierdzam zgodność z oryginałem " lub " Stwierdzam zgodność odpisu z odpisem ", po czym umieścić datę, podpis osoby stwierdzającej zgodność treści, jej nazwisko i stanowisko służbowe. Na żądanie zainteresowanego na odbitkach kserograficznych należy również stwierdzić zgodność z oryginałem.
11. Przy telefonicznym lub mailowym załatwianiu spraw pilnych należy elementy istotne dla sprawy (decyzje, uzgodnienia itp.) potwierdzać niezwłocznie na piśmie, kierowanym do zainteresowanej jednostki, powołując się przy tym imiennie na pracownika, z którym przeprowadzono rozmowę w danej sprawie oraz datę takiej rozmowy.
