Dyrektor i Zastępca Dyrektora wydziału

 

Do zadań dyrektora wydziału należy:

 

1. nadzór nad całokształtem zadań realizowanych przez wydział,
2. organizacja pracy całego wydziału,
3. sprawowanie bezpośredniego nadzoru merytorycznego nad oddziałem certyfikacji wydatków oraz oddziałem kontroli.

 

Do zadań zastępcy dyrektora wydziału należy:

 

1. sprawowanie bezpośredniego nadzoru nad oddziałem systemu, w szczególności nadzór nad realizacją projektów współfinansowanych z funduszy strukturalnych w ramach Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna 2007 – 2013.

 

Oddział kontroli

 

Do zadań oddziału kontroli należy:

 

1. sporządzanie rocznego planu kontroli przeprowadzanych przez wydział oraz przekazywanie go do akceptacji Instytucji Certyfikującej, zwanej dalej IC, a także przekazywanie go do wiadomości Instytucji Zarządzającej Regionalnym Programem Operacyjnym dla województwa pomorskiego, zwanej dalej IZ RPO WP, Instytucji Audytowej, zwanej dalej IA oraz do instytucji objętych kontrolą;
2. przeprowadzanie kontroli planowych, doraźnych oraz doraźnych na zlecenie IC w IZ RPO WP oraz Instytucji Pośredniczącej II stopnia, zwanej dalej IP II, a także w szczególnych przypadkach przeprowadzenie czynności kontrolnych u beneficjentów, w ramach kontroli doraźnych w instytucji zawierającej umowę o dofinansowaniu projektu lub wydającej decyzję o dofinansowaniu projektu;
3. monitorowanie wykonania zaleceń pokontrolnych przez instytucje poddane kontrolom;
4. analizowanie wyników kontroli pod kątem prawidłowości funkcjonowania systemu zarządzania i kontroli RPO WP, przeprowadzonych przez IA, Najwyższą Izbę Kontroli, zwaną dalej NIK, oraz inne służby lub podmioty uprawnionedo przeprowadzenia kontroli i audytów w zakresie prawidłowości realizacji wydatków w ramach RPO WP;
5. informowanie IC o stwierdzeniu wystąpienia okoliczności rażącego niewypełnienia przez IZ RPO, bądź inną instytucję zaangażowaną we wdrażanie programu operacyjnego nałożonych na nią obowiązków lub w przypadku stwierdzenia poważnych nieprawidłowości w realizacji programu operacyjnego;
6. analizowanie informacji i zaleceń pokontrolnych z kontroli przeprowadzonych przez IZ RPO WP oraz IP II pod kątem prawidłowości funkcjonowania systemu zarządzania i kontroli RPO WP;
7. analizowanie wyników kontroli krzyżowych przeprowadzanych przez IZ RPO WP, Instytucję Koordynującą Narodowe Strategiczne Ramy Odniesienia oraz podmiot przeprowadzający kontrolę krzyżową w ramach Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich 07-13;
8. weryfikacja Poświadczenia i deklaracji wydatków oraz wniosku o płatność otrzymanego od IZ RPO WP w zakresie procesów kontrolnych;
9. analizowanie procedur ustanowionych przez IZ RPO WP, zawartych w Instrukcji Wykonawczej oraz Opisie Systemu Zarządzania i Kontroli RPO WP i zmian do nich, w zakresie kompetencji oddziału;
10. analizowanie informacji dotyczących procesu realizacji RPO WP, zawartych w otrzymywanych od IZ RPO WP informacjach kwartalnych oraz sprawozdaniach okresowych, rocznych i końcowych;
11. pozyskiwanie i analiza informacji dotyczących projektów z województwa pomorskiego wdrażanych w ramach programów ujętych w Narodowych Strategicznych Ramach Odniesienia;
12. przeprowadzanie kontroli u kontrolera I stopnia w Programie Współpracy Transgranicznej Południowy Bałtyk, umiejscowionego w Pomorskim Urzędzie Wojewódzkim, polegającej na sprawdzeniu funkcjonowania systemu zarządzania i kontroli oraz stosowania dokumentów dotyczących wydatków zadeklarowanych do Komisji Europejskiej;
13. w przypadku powstania konieczności, zgłaszanie propozycji zmian do Instrukcji Wykonawczej Instytucji Pośredniczącej w Certyfikacji, zwanej dalej IW IPOC.

 

Oddział certyfikacji wydatków

 

Do zadań oddziału certyfikacji wydatków należy:

 

1. weryfikacja Poświadczenia  i deklaracji wydatków oraz wniosku o płatność okresową otrzymanego od IZ RPO WP oraz sporządzenie Poświadczenia Instytucji Pośredniczącej w Certyfikacji do Instytucji Certyfikującej;
2. weryfikacja Deklaracji wydatków do celów częściowego zamknięcia programu otrzymanej od IZ RPO WP oraz sporządzenie Poświadczenia Instytucji Pośredniczącej w Certyfikacji do Instytucji Certyfikującej;
3. analizowanie wyników informacji i zaleceń pokontrolnych przeprowadzonych przez IZ RPO WP oraz IP II pod kątem wpływu nieprawidłowości o skutku finansowym na proces certyfikacji wydatków;
4. analizowanie wyników kontroli przeprowadzonych przez NIK, IA oraz inne podmioty upoważnione do przeprowadzania audytów pod kątem wpływu nieprawidłowości o skutku finansowym na proces certyfikacji wydatków;
5. analizowanie informacji o nieprawidłowościach zawartych w raportach i zestawieniach otrzymywanych od IZ RPO WP, pod kątem ich prawidłowości z wynikami kontroli oraz danymi zawartymi
   w KSI (SIMIK 07-13);
6. udział w kontrolach przeprowadzanych przez wydział w IZ RPO WP, IP II, a także w szczególnych przypadkach przeprowadzanie czynności kontrolnych u beneficjentów w ramach kontroli doraźnych w instytucji zawierającej umowę o dofinansowanie projektu lub wydającej decyzję o dofinansowaniu projektu;
7. podejmowanie działań związanych z blokowaniem procesu certyfikacji w ramach RPO WP;
8. analizowanie informacji nt. kwot podlegających procedurze odzyskiwania i kwot wycofanych, w tym przekazywanie do IC zbiorczej informacji  w tym zakresie;
9. analizowanie Opisu Sytemu Zarządzania i Kontroli RPO WP w zakresie kompetencji oddziału;
10. w przypadku powstania konieczności, zgłaszanie propozycji zmian do IW IPOC.

 

Oddział systemu

 

Do zadań oddziału systemu należy:

1. koordynacja oraz analizowanie procedur zawartych w IW IZ RPO WP oraz zmian do IW IZ RPO WP w zakresie kompetencji oddziału;
2. koordynacja oraz analizowanie Opisu Sytemu Zarządzania i Kontroli RPO WP w zakresie kompetencji oddziału;
3. zbieranie i analiza informacji nt. funkcjonowania systemu zarządzania i kontroli w ramach RPO WP;
4. obsługa kontroli i audytów prowadzonych przez NIK oraz inne uprawnione służby kontrolne i audytowe w wydziale, w tym sporządzanie i przesyłanie do IC projektu pisemnej odpowiedzi, w celu konsultacji stanowiska odnośnie zaleceń lub rekomendacji kontroli i audytów dotyczących systemu certyfikacji;
5. gromadzenie wyników kontroli przeprowadzanych w wydziale przez uprawnione  podmioty (m.in.: NIK, UKS, MRR) i przekazywanie ich do wiadomości IC;
6. udział w kontrolach w IZ RPO WP oraz instytucjach, którym IZ RPO WP powierzyła swoje zadania;
7. koordynacja i dokonywanie okresowej aktualizacji IW IPOC;
8. obsługa prac związanych z udziałem przedstawiciela Instytucji Pośredniczącej w Certyfikacji w Komitecie Monitorującym RPO WP oraz opiniowanie protokołów z posiedzeń Komitetu Monitorującego RPO;
9. przygotowywanie, realizacja i rozliczanie projektów wdrażanych przez PUW w ramach Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna 2007-2013;
10. opracowanie projektu budżetu wydziału w roku poprzedzającym rok budżetowy i przekazanie, zgodnie z procedurą przepływu informacji, do Wydziału  Administracyjno – Gospodarczego;
11. opracowanie planu finansowego urzędu w części dotyczącej budżetu wydziału na podstawie wielkości wynikających z ustawy budżetowej i przekazanie, zgodnie z procedurą przepływu informacji, do Wydziału Administracyjno-Gospodarczego;
12. opracowanie projektu budżetu zadaniowego oraz sprawozdania z jego wykonania w części zadań realizowanych przez wydział;
13. przygotowanie rocznego planu pracy wydziału oraz sprawozdania z jego realizacji;
14. sporządzanie oraz aktualizacja analizy ryzyka zadań realizowanych przez wydział;
15. przygotowanie projektów upoważnień wojewody.

 

 

Samodzielne stanowisko pracy ds. organizacyjno-administracyjnych

1. prowadzenie sekretariatu wydziału;
2. prowadzenie rejestru skarg i wniosków wpływających do wydziału;
3. prowadzenie rejestru odstępstw od procedur IW IPOC;
4. prowadzenie spraw organizacyjno-kadrowych wydziału.

 

 * Opracowano na podstawie Regulaminu Organizacyjnego Wydziału Instytucji Pośredniczącej w Certyfikacji z 31.01.2012 r.